Cím: Szombathely, Kossuth L. 10. 1/8.
info@precizmanagement.hu
+36 30 812-4020
"Ingatlankezelés - precizitásra hangolva"

Adatkezelési tájékoztató

1. Az adatkezelő adatai

Adatkezelő: Precíz Management Társasház- és Ingatlankezelő Iroda
Székhely: 9700 Szombathely, Vadgesztenye sor hrsz. 0860/18
Adószám: 92442843-1-38
Telefon: +36 30 812 4020
E-mail: info@precizmanagement.hu
Honlap: www.precizmanagement.hu

Az adatkezelő a rábízott társasházak és ingatlanok üzemeltetésével, közös képviseletével, könyvelésével és műszaki üzemeltetésével összefüggésben kezel személyes adatokat, a jelen tájékoztatóban foglaltak szerint.

2. Adatvédelmi tisztviselő / kapcsolattartó

Adatvédelmi kapcsolattartó: Tóth Melinda (kijelölt adatvédelmi tanácsadó)
E-mail: info@precizmanagement.hu
Postacím: 9700 Szombathely, Kossuth L. u. 10. 1/8. „Adatvédelem” megjelöléssel

Az érintettek (tulajdonosok, bérlők, meghatalmazottak, szerződéses partnerek) a személyes adataik kezelésével kapcsolatos kérdéseikkel, észrevételeikkel, panaszaikkal a fenti elérhetőségeken fordulhatnak az adatkezelőhöz.

3. Az adatkezelés jogszabályi háttere

Az adatkezelő személyes adatokat kizárólag jogszabályi felhatalmazás, illetve az érintettek megfelelő tájékoztatáson alapuló hozzájárulása alapján kezel. Az adatkezelésre különösen az alábbi jogszabályok irányadók:

  • Az Európai Parlament és a Tanács (EU) 2016/679 rendelete (GDPR) a természetes személyeknek a személyes adatok kezelése tekintetében történő védelméről;
  • 2011. évi CXII. törvény az információs önrendelkezési jogról és az információszabadságról (Infotv.);
  • 2003. évi CXXXIII. törvény a társasházakról (Társasházi törvény);
  • 2013. évi V. törvény a Polgári Törvénykönyvről (Ptk.);
  • 2000. évi C. törvény a számvitelről (Számviteli törvény);
  • vonatkozó adójogi, számviteli, munkajogi és egyéb ágazati jogszabályok.

4. Az adatkezelés célja

Az adatkezelő a személyes adatokat elsősorban a társasházak és ingatlanok jogszerű és átlátható működtetése, a közös képviselet ellátása, a közös költség előírása és beszedése, a hátralékkezelés, a társasházi szerződések teljesítése, a tulajdonosi nyilvántartás vezetése, a közgyűlések megszervezése, valamint a jogszabályban előírt beszámolási és megőrzési kötelezettségek teljesítése érdekében kezeli.

5. Az adatkezelés jogalapjai

Az adatkezelés jogalapja az adott adatkezelési cél függvényében lehet:

  • GDPR 6. cikk (1) bekezdés c) pont – jogi kötelezettség teljesítése (pl. számviteli bizonylatok megőrzése, társasházi törvény szerinti nyilvántartások);
  • GDPR 6. cikk (1) bekezdés b) pont – szerződés teljesítése, illetve szerződés megkötését megelőző lépések (pl. közös képviseleti szerződés, szolgáltatói szerződések);
  • GDPR 6. cikk (1) bekezdés f) pont – az adatkezelő vagy harmadik fél jogos érdeke (pl. követeléskezelés, jogi igények érvényesítése vagy védelme);
  • GDPR 6. cikk (1) bekezdés a) pont – az érintett hozzájárulása (pl. hírlevél, marketingcélú megkeresés, nem kötelező adatkezelések).

6. Kezelt adatkategóriák

Az adatkezelő a társasházkezelés során különösen az alábbi személyes adatokat kezeli:

  • tulajdonosok, bérlők, meghatalmazottak azonosító adatai (név, lakcím, levelezési cím, e-mail cím, telefonszám);
  • tulajdoni hányad, lakás azonosító adatai (lépcsőház, emelet, ajtó, helyrajzi szám);
  • fizetési és számlázási adatok (bankszámlaszám, fizetési előzmények, közös költség egyenleg);
  • közgyűlési jelenléti ívek, meghatalmazások adatai;
  • panaszkezeléssel, hibabejelentéssel kapcsolatos adatok;
  • szolgáltatói, vállalkozói kapcsolattartók adatai (név, elérhetőségek).

7. Adatkezelés időtartama

Az adatkezelő a személyes adatokat az adatkezelési cél megvalósulásához szükséges ideig, illetve a vonatkozó jogszabályokban meghatározott megőrzési időtartamig kezeli. Számviteli bizonylatok esetén a megőrzési idő főszabály szerint 8 év. A társasházi nyilvántartások adatait az adatkezelő a társasházi törvényben meghatározott ideig, illetve a jogi igények elévülési idejéig őrzi meg.

8. Adattovábbítás, adatfeldolgozók

Az adatkezelő a személyes adatokat kizárólag a jogszabályban meghatározott szervek (pl. bíróság, hatóság), illetve a társasház működtetésében közreműködő adatfeldolgozók (pl. könyvelő, informatikai szolgáltató, követeléskezelő, karbantartó vállalkozók) részére továbbíthatja, a szükséges és arányos mértékben. Az adatfeldolgozókkal az adatkezelő írásbeli szerződést köt, amely biztosítja a személyes adatok megfelelő védelmét.

9. Az érintettek jogai

Az érintettek a GDPR rendelkezései szerint jogosultak különösen:

  • tájékoztatást kérni személyes adataik kezeléséről;
  • hozzáférést kérni a róluk kezelt adatokhoz;
  • kérni a pontatlan adatok helyesbítését, a hiányos adatok kiegészítését;
  • bizonyos esetekben kérni az adatok törlését („elfeledtetéshez való jog”);
  • kérni az adatkezelés korlátozását;
  • tiltakozni a jogos érdeken alapuló adatkezelés ellen;
  • kérni adataik hordozhatóságát, ha az adatkezelés szerződésen vagy hozzájáruláson alapul és automatizált módon történik.

10. Jogorvoslati lehetőségek

Az érintett az adatkezeléssel kapcsolatos panaszával elsődlegesen az adatkezelőhöz fordulhat a fenti elérhetőségeken. Amennyiben az érintett úgy ítéli meg, hogy személyes adatai kezelése sérti a vonatkozó jogszabályokat, jogosult panaszt tenni a Nemzeti Adatvédelmi és Információszabadság Hatóságnál (NAIH, 1055 Budapest, Falk Miksa utca 9-11., www.naih.hu), illetve jogosult bírósághoz fordulni.

11. A tájékoztató módosítása

Az adatkezelő fenntartja a jogot, hogy jelen adatkezelési tájékoztatót a jogszabályi környezet vagy adatkezelési gyakorlata változása esetén egyoldalúan módosítsa. A módosított tájékoztatót az adatkezelő a honlapján közzéteszi, illetve a társasházak részére elérhetővé teszi.

Társasházkezelés során kezelt adatok köre és céljai

A társasházkezelő a társasház működtetéséhez, a szerződések teljesítéséhez és a jogszabályi kötelezettségek betartásához szükséges személyes adatokat kezeli. Az adatkezelés elsősorban a tulajdonosok, bérlők, meghatalmazottak, szolgáltatók és egyéb érintettek (pl. vendégek, kivitelezők, hatósági kapcsolattartók) adataira terjed ki. Az adatkezelés során a célhoz kötöttség, az adattakarékosság és az átláthatóság elveit alkalmazzuk, az adatokat csak a szükséges mértékben és ideig kezeljük.

Tulajdonosok adatai: név, levelezési cím, lakcím, e‑mail cím, telefonszám, bankszámlaszám (befizetések, visszautalások), tulajdoni hányad, közös költség összege, befizetések és tartozások adatai, esetleges fizetési kedvezmények, jogi eljárásokkal kapcsolatos információk, közgyűlési jelenléti ívek, meghatalmazások, jegyzőkönyvekben szereplő adatok.

Bérlők és használók adatai: név, elérhetőségek (cím, e‑mail, telefon), a bérelt/lakott ingatlan azonosítója, közös költség viselésével kapcsolatos adatok, tartozások, házirenddel kapcsolatos panaszok, figyelmeztetések. A bérlők adatai jellemzően a tulajdonossal fennálló szerződés teljesítéséhez, illetve a házirend betartatásához szükséges mértékben kerülnek kezelésre.

Meghatalmazottak és képviselők adatai: név, elérhetőség, a képviselet jogcíme és terjedelme, meghatalmazás tartalma, aláírás, közgyűlési jelenléti íveken és jegyzőkönyvekben szereplő adatok. Ezek kezelése a tulajdonosokkal fennálló jogviszony teljesítéséhez, valamint a társasház döntéshozatali folyamatainak dokumentálásához szükséges. 

Szolgáltatók és egyéb szerződéses partnerek adatai: kapcsolattartó neve, beosztása, elérhetősége, bankszámlaszám (számlák kiegyenlítése), szerződéses adatok, teljesítési igazolások, számlák, jegyzőkönyvek. Ezek kezelése a szerződések megkötése, teljesítése és elszámolása érdekében történik.

Egyéb érintettek adatai: a társasház területére belépő személyekről a biztonsági kamerarendszer képfelvételt készíthet, amelyen arckép, rendszám, mozgás, időpont rögzül. A közgyűlések, lakógyűlések jegyzőkönyvei tartalmazhatnak további személyes adatokat (felszólalások tartalma, szavazatok, jogi igényekre utaló információk).

Adatkezelési célok és jogalapok: szerződés teljesítése (tulajdonosi, bérleti, szolgáltatói szerződések), jogi kötelezettség teljesítése (számviteli, adózási, társasházi jogszabályok), a társasház jogos érdeke (közös költség nyilvántartása, tartozások behajtása, házirend betartatása, vagyonvédelem, kamerarendszer üzemeltetése). Ahol szükséges, az adatkezelés az érintett hozzájárulásán alapul (pl. egyes kommunikációs csatornák, hírlevél, nem kötelező adatmegadás).

Adatkezelés időtartama: a szerződéses jogviszony fennállásáig, valamint a polgári jogi elévülési idő (általában 5 év) végéig, számviteli bizonylatok esetén legalább 8 évig. Kamerafelvételek megőrzési ideje jellemzően 3–30 nap, kivéve, ha incidens vagy jogvita miatt hosszabb megőrzés szükséges. Jegyzőkönyvek, közgyűlési iratok a társasház működésének teljes időtartama alatt megőrzésre kerülhetnek.

Adattovábbítás címzettjei: könyvelő és számviteli szolgáltató (könyvelés, beszámolók), jogi képviselő (követeléskezelés, peres és peren kívüli eljárások), hatóságok és bíróságok (jogszabályi kötelezettség vagy jogi igény érvényesítése esetén), közmű- és egyéb szolgáltatók (szerződéses kötelezettségek teljesítése), informatikai és karbantartó szolgáltatók (rendszerüzemeltetés, kamerarendszer kezelése). Az adattovábbítás minden esetben a szükséges és arányos mértékben, dokumentált módon történik.

Érintetti jogok és adatbiztonság társasházkezelés során

A társasházkezelő az érintettek – tulajdonosok, bérlők, egyéb használók – személyes adatait az adatvédelmi jogszabályoknak megfelelően kezeli. Az érintettek jogosultak tájékoztatást kérni az adatkezelésről és hozzáférést kérni az őket érintő adatokhoz, ideértve az adatkezelés célját, jogalapját, időtartamát és az adatok címzettjeit. Kérésre a társasházkezelő másolatot bocsát rendelkezésre az érintett személyes adatairól, elektronikus vagy papíralapú formában.

Az érintett kérheti a pontatlan vagy hiányos adatok helyesbítését, naprakésszé tételét, valamint bizonyos esetekben az adatok törlését (például ha az adatkezelés célja megszűnt, vagy az adatkezelés jogellenes). Az érintett kérheti az adatkezelés korlátozását is, például vitatott adatok pontossága esetén, vagy ha az adatkezelés jogalapja megszűnt, de az adatok megőrzése még szükséges jogi igények érvényesítéséhez.

Az érintett tiltakozhat a jogos érdek jogalapján végzett adatkezelés ellen, ideértve a kamerarendszer üzemeltetését is, ha úgy ítéli meg, hogy az őt megillető jogai és szabadságai elsőbbséget élveznek a társasház jogos érdekével szemben. Amennyiben az adatkezelés hozzájáruláson alapul (például hírlevél, közösségi csoportban való megjelenés), az érintett a hozzájárulását bármikor, indokolás nélkül, ingyenesen visszavonhatja, a visszavonás előtti adatkezelés jogszerűségét ez nem érinti.

Az érintett – a jogszabályban meghatározott feltételek fennállása esetén – jogosult az adathordozhatóságra is, vagyis kérheti, hogy a társasházkezelő a róla kezelt, általa rendelkezésre bocsátott adatokat tagolt, széles körben használt, géppel olvasható formátumban bocsássa rendelkezésére, vagy azokat egy másik adatkezelő részére továbbítsa, amennyiben ez technikailag megvalósítható.

Az érintettek jogaikat a társasházkezelőhöz intézett írásbeli kérelemmel gyakorolhatják (postai levélben, e-mailben vagy – ha biztosított – online felületen). A társasházkezelő elérhetőségei: [Adatkezelő neve], székhely: [cím], e-mail: [e-mail cím], telefon: [telefonszám]. A társasházkezelő a kérelmeket indokolatlan késedelem nélkül, legfeljebb 1 hónapon belül megválaszolja, és tájékoztatja az érintettet a megtett intézkedésekről vagy azok elmaradásának okairól.

Amennyiben az érintett úgy véli, hogy személyes adatai kezelése sérti a vonatkozó jogszabályokat, panasszal fordulhat a Nemzeti Adatvédelmi és Információszabadság Hatósághoz (cím: 1055 Budapest, Falk Miksa utca 9–11., levelezési cím: 1363 Budapest, Pf. 9., e-mail: ugyfelszolgalat@naih.hu, honlap: www.naih.hu). Az érintett jogosult továbbá bírósághoz fordulni, és polgári peres eljárás keretében jogorvoslatot kérni, amelyet – választása szerint – a lakóhelye vagy tartózkodási helye szerinti törvényszék előtt is megindíthat.

A társasházkezelő megfelelő technikai és szervezési intézkedésekkel gondoskodik a személyes adatok biztonságáról. Az elektronikus rendszerekhez való hozzáférés jelszóval védett, a hozzáférési jogosultságok szigorúan korlátozottak és naprakészen tartottak, a rendszerek rendszeres frissítés és vírusvédelem alatt állnak. A papíralapú iratokat zárható szekrényben, illetéktelenektől elzárt helyiségben tárolják, a selejtezés iratmegsemmisítéssel történik. Kamerarendszer üzemeltetése esetén a felvételekhez csak az arra feljogosított személyek férhetnek hozzá, a megőrzési idő korlátozott, a kamerák elhelyezése és a megfigyelés célja előre meghatározott és az érintettek számára jól látható tájékoztatással ismertetett.